A partir deste semestre, as colações de grau dos cursos de graduação da UnB serão organizadas de forma autônoma pelos institutos e faculdades da instituição. A medida, prevista no Ato da Reitoria nº 564/98, permitirá que as cerimônias atendam às particularidades de cada unidade e suas respectivas comunidades acadêmicas. Até então, os processos eram centralizados na Coordenação de Cerimonial (Ceri) do Gabinete da Reitoria.

A solenidade poderá ser realizada dentro ou fora da UnB. A escolha do local, data e de outros aspectos que envolvam o planejamento e os formatos do evento serão determinados pelas unidades em articulação direta com os formandos. O Ceri recomenda que os institutos e faculdades definam interlocutores institucionais e formem comissões organizadoras, com a participação de estudantes, para a estruturação do novo procedimento.

“Algumas turmas preferem cerimônias alternativas, fora da UnB. Outras fazem questão de formaturas tradicionais, que sigam todos os protocolos. Com o gerenciamento descentralizado, cada instituto ou faculdade poderá escolher a opção que melhor atenda o perfil de seus alunos”, explica Harianna Lacerda, coordenadora de Cerimonial da UnB.

Se for do interesse das unidades acadêmicas, o Ceri oferecerá suporte para a realização das colações, inclusive, com empréstimo de becas, faixas e outros itens disponíveis. Nestes casos, os institutos ou faculdades devem formalizar os pedidos junto ao setor, informando as necessidades e respeitando os prazos e protocolos estabelecidos (veja quadro ao final do texto).

“A partir deste semestre, o Ceri não coordenará as ações da cerimônia, dando mais liberdade para a adequação do evento às especificidades das turmas. Continuaremos em diálogo, dando o apoio que cada instituto ou faculdade necessitar. Nossa proposta é que a unidade escolha um servidor responsável para tratar destas questões e que essa pessoa mantenha contato conosco para repassarmos todas as informações pertinentes”, ressalta a chefe de Cerimonial.

O Ceri também disponibilizará às unidades os roteiros e modelos de documentos atualmente utilizados nas cerimônias. “Iremos colocar no nosso site todos os arquivos que usamos nas colações. Convites, texto padrão dos juramentos, formulários para composição da comissão de formatura, ordem de pronunciamentos, lista com a cor das faixas por curso e outros”, enumera Harianna.

Reitora, vice-reitor, decanos ou seus representantes poderão presidir as colações de grau, mediante convite prévio das unidades acadêmicas e se houver compatibilização com as respectivas agendas.

A nova medida vem sendo negociada e informada aos diretores das unidades acadêmicas desde junho, por meio de reuniões e informes administrativos. O planejamento da colação de grau deve considerar as seguintes etapas: composição da lista de formandos; preparação e realização da colação; e os procedimentos pós-evento. A lista com as orientações para cada fase foi encaminhada pela administração superior aos institutos e faculdades.

A chefe do Cerimonial, Harianna Lacerda, reitera que na prática a principal mudança refere-se ao fluxo institucional para a organização das colações. “O contato do aluno passa a ser direto com a sua unidade. E os institutos e faculdades serão os interlocutores junto à equipe do Cerimonial”.

DIPLOMA – A colação de grau é requisito obrigatório para expedição do diploma. Desde agosto, todos os diplomas da UnB são emitidos exclusivamente em formato digital e o aluno não precisa mais solicitar o documento. O arquivo é automaticamente disponibilizado online, após o cumprimento dos trâmites institucionais e caso o aluno não tenha pendências com a Universidade. O acesso é feito por meio do CPF do estudante.

Portaria recente do Ministério da Educação determinou que a data da colação deve constar explicitamente no documento. Com essa alteração, a estimativa da SAA é de que o documento seja disponibilizado online em aproximadamente dez dias após a outorga de grau, desde que todas as etapas formais, de responsabilidade do aluno e da unidade, sejam cumpridas. A portaria estabelece que a instituição tem até 60 dias para emitir o diploma, a partir da data da colação.

“O estudante que participar da colação de grau precisa assinar a ata da cerimônia, documento obrigatório para emissão do diploma. Depois, as unidades têm que encaminhar este arquivo para a SAA. Com a ata, alimentamos o sistema de diplomas, geramos o documento online que, após as assinaturas digitais das autoridades competentes, será disponibilizado na plataforma”, comenta Isabelle Oliveira, chefe do Serviço de Registro de Diploma da SAA.

Segundo a Secretaria de Administração Acadêmica e a Coordenação de Cerimonial, tanto a emissão do diploma digital quanto a descentralização das colações irão possibilitar que os alunos tenham o diploma em mãos em data mais próxima ao término do semestre.

“Antes, tínhamos que esperar 45 dias após o fim das atividades do semestre letivo para começar a marcar as colações. O aluno precisava esperar esse período mínimo para então colar grau. Agora não. O cronograma permite que as colações sejam agendadas tão logo acabe as atividades letivas”, informa Harianna.